Решение для масштабного рекрутинга в крупной транспортной компании с помощью KitBot

О клиенте

Клиент (NDA) — крупная российская компания, специализирующаяся на услугах спецтехники, грузопассажирских и вахтовых перевозок, легкового транспорта. Компания производит работы дорожно-строительного сервиса, тампонажные работы, комплексное обслуживание ГРП, а также оказывает услуги по обеспечению технологических процессов. Автопарк включает в себя грузовые автомобили, контейнеровозы, цистерны и специализированную строительную технику. Постоянно требуются сотрудники в разные регионы России на ключевые позиции, такие как водители всех категорий, машинисты, операторы, механики и т.п.

Проблема клиента

Клиент столкнулся с вызовом: обрабатывать большой поток откликов на многочисленные вакансии вручную стало слишком долго и трудозатратно. Только на одной платформе Авито у компании размещено более 1300 вакансий, а общее количество откликов ежедневно измеряется тысячами. За обработку откликов отвечают более 20 рекрутеров, каждый из которых курирует свою группу профессий.

Ранее процесс рекрутинга включал:

• Проверку откликов на двух платформах (Avito и hh.ru).
• Связь с кандидатами для проведения первичного отбора.
• Занесение данных вручную в базу.

Ручное выполнение этих задач значительно замедляло процесс подбора персонала и увеличивало затраты на найм. Кроме того, компании требовался инструмент для удобного массового управления вакансиями — редактирования сценариев, подключения автоприглашений и других настроек.

Еще одной важной задачей было создание единого окна, где соискатель мог выбирать удобный канал связи: Telegram, WhatsApp или веб-чат.

Бизнес-задачи

• Автоматизировать процесс обработки откликов, чтобы сократить время на ручную проверку и взаимодействие с кандидатами.
• Упростить управление большим количеством вакансий, включая массовое редактирование и настройку сценариев для различных позиций.
• Создать систему для автоматической рассылки и приглашений, которая бы помогла рекрутерам оперативно реагировать на отклики.

Решение

Для клиента мы адаптировали и внедрили KitBot — цифровую платформу, которая автоматизирует ключевые этапы рекрутинга. Система интегрируется с популярными платформами для поиска работы, обрабатывает отклики, проводит первичный отбор кандидатов и позволяет управлять процессом из одного интерфейса. Мы настроили как стандартный функционал платформы, так и добавили новые возможности, которые учитывают особенности клиента.

Все данные кандидатов, включая контакты, хранятся на защищённых серверах. Передача данных надёжно защищена на каждом этапе взаимодействия.

Сбор откликов: многоканальность

В данном случае мы настроили интеграцию KitBot с двумя основными платформами поиска работы — Avito и hh.ru. Все отклики собираются в автоматическом режиме. После отклика кандидаты получают ссылку на единое окно взаимодействия, где могут выбрать удобный канал для прохождения дальнейших этапов: Telegram, WhatsApp или веб-чат. Это позволяет сократить время на установление контакта и повысить удобство для соискателей.

Многоканальность сделала процесс взаимодействия с кандидатами проще и комфортнее. Они не отказываются от общения, потому что могут использовать те платформы, которые им привычны, и в целом быстрее отвечают.

Первичный этап отбора

После выбора канала взаимодействия кандидаты проходят автоматическое интервью. Сценарии включают стандартные вопросы для первичной оценки, а также вопросы, касающиеся специфики вакансии: например, категория прав, стаж, наличие допусков и сертификатов и т.п.

Для ускорения работы мы разработали универсальные шаблоны сценариев, которые можно кастомизировать под каждую вакансию. Например, основные вопросы остаются одинаковыми, но при необходимости можно добавить специфические условия для конкретной должности.

На основании ответов система присваивает кандидатам статусы, например:

• Заинтересованный: если кандидат принимает основные условия вакансии.
• Заинтересованный из РФ: если кандидат удовлетворяет требованиям местоположения.

Введенные статусы позволяют сохранять контакты кандидатов, даже если они не подходят для текущей вакансии, для дальнейшего взаимодействия. Например, если кандидат из РФ отвечает, что его устраивают условия, но не проходит отбор, его можно вернуть в процесс позже.

Автоматизация обработки вакансий

Мы настроили возможность массового редактирования вакансий. Например, если требуется внести изменения в сценарии или автоприглашения можно применить сразу ко всем вакансиям этой категории. Это значительно экономит время HR-специалистов и делает управление процессом удобнее.

Статистика и аналитика

KitBot автоматически собирает данные о количестве откликов, результатах интервью и статусах кандидатов. В административной панели рекрутеры видят полный список кандидатов, с возможностью фильтрации по площадкам, статусам, результатам скоринга.

Результат

• Автоматизация первичного отбора: весь процесс скоринга теперь проходит без участия рекрутеров, что позволяет HR-команде сосредоточиться на общении с кандидатами, прошедшими первый этап.
• Экономия времени и ресурсов: благодаря KitBot сокращено время на проверку откликов и проведение первичного отбора.
• Многоканальность: кандидаты сами выбирают, где им удобнее общаться, что повысило их вовлеченность и отклик.
• Гибкость: с помощью шаблонов для сценариев стало проще настраивать новые вакансии и изменять существующие.
• Эффективная сортировка: статусы позволяют легко фильтровать кандидатов для дальнейшего взаимодействия.

Перспективы

В ближайшем будущем планируется подключение системы управления клиентами, чтобы все отклики и данные кандидатов автоматически передавались в CRM. Это позволит объединить теплую и холодную базы, вести учет кандидатов и упрощать взаимодействие на всех этапах.

Стек

Java, React