Как KitBot помог автоматизировать рекрутинг для инжиниринговой компании

О клиенте

Наш клиент (NDA) — это инжиниринговая компания, которая специализируется на объектах добычи и переработки нефти и газа. Основные направления деятельности: оформление исполнительной документации, геодезическое сопровождение строительства, проектирование и авторский надзор, строительный контроль. Для выполнения этих задач компания привлекает специалистов на двухмесячные вахты. Например, для нефтегазового проекта в Ямало-Ненецком автономном округе ищут инженеров ПТО.

Проблема клиента

На момент обращения к нам рекрутинг велся двумя способами:

Это приводило к потере времени и ресурсов. Для закрытия одной вакансии HR-специалистам приходилось просматривать сотни резюме, вручную отправлять приглашения и проводить опросы. Эффективность такого подхода была низкой: всего 10–15% кандидатов доходили до интервью, а сроки найма затягивались. В условиях постоянной потребности в новых сотрудниках это тормозило проекты.

Бизнес-задачи

Перед нами стояла задача автоматизировать рекрутинговый процесс, чтобы:

• Сократить время на поиск и обработку кандидатов. Упростить рутинные задачи: отбор резюме, переписку, опросы.
• Снять нагрузку с рекрутеров. Перенести однотипные задачи на бота, освободив HR для собеседований с лучшими кандидатами.

Решение

Мы внедрили KitBot — интеллектуальную систему для автоматизации рекрутинга. Она интегрируется с платформами поиска работы, обрабатывает отклики кандидатов, проводит предварительные интервью и помогает управлять процессом из единого интерфейса.

Разберемся, как работает система и какие задачи она решает.

Автоматический сбор и обработка откликов

Интеграция с hh.ru. KitBot автоматически подгружает вакансии и отклики. Например, когда кандидат откликается на hh.ru, он получает ссылку на бота в Telegram, где проходит опрос. Имя соискателя подгружается с помощью переменных из данных кандидата.

Холодный поиск. Через интерфейс KitBot рекрутеры быстро настраивают фильтры для поиска резюме. Например, «вахта, инженер ПТО, опыт от 2 лет». Результаты появляются мгновенно, и из админки можно массово отправить приглашения со ссылкой на бота для прохождения опроса. Теперь HR служба получает уже обработанные обращения кандидатов в единое окно и может управлять ответами из одного окна.

Ранее рекрутеру требовалось более 2-х часов, чтобы отобрать 100 подходящих резюме и отправить сообщения вручную. Теперь система справляется с этим за считанные минуты.

Важно, что личные данные кандидатов и их контакты хранятся на защищенном сервере, все этапы передачи данных при общении с кандидатом также надежно защищены.

Предварительное интервью без участия рекрутера

Настраиваемые сценарии. Для каждой вакансии настраиваются сценарии, которые бот использует для проведения опроса. Вопросы адаптируются под ответы кандидата: если, например, у него нет профильного образования, бот пропускает вопросы о сертификатах.

Скоринг по ключевым параметрам. Скоринг — это автоматический предварительный отбор кандидатов, который помогает рекрутерам сосредоточиться только на подходящих кандидатах. Этот этап полностью выполняется KitBot без участия HR-специалиста, экономя время команды.

Система задает кандидату вопросы, разработанные специально для каждой вакансии, и оценивает ответы по заранее установленным критериям:

Что происходит дальше?

• Если кандидат не подходит: система уведомляет его сразу, без участия рекрутера. Для этого в сценариях настраиваются статусы откликов.
• Если кандидат проходит скоринг: он получает финальное сообщение об итогах и приглашение на интервью с указанием даты и времени (опционально).

Рекрутеры больше не тратят часы на предварительные интервью с неподходящими кандидатами. Скоринг можно настроить под любую вакансию, изменяя типы вопросов и веса ответов.

Управление процессом из единого интерфейса

В админке KitBot HR-специалисты видят весь процесс: кто откликнулся, кто запустил бота, кто успешно или неуспешно прошел скоринг. Можно массово отправлять приглашения, запускать сценарии и отслеживать прогресс по каждой вакансии.

Сбор расширенной аналитики

По результатам работы системы формируется статистический отчет с данными о количестве кандидатов, пройденных интервью, количестве успешных или неудачных обращений. HR могут проанализировать уровень кандидатов, наиболее востребованные вакансии и другие параметры.

Результат

KitBot идеально подходит для автоматизации рекрутинга в промышленных компаниях. Он упрощает и ускоряет процесс найма сотрудников на вахтовые позиции, где важны точность отбора и оперативность. Система берет на себя рутинные задачи — от первичного отбора до аналитики, освобождая рекрутеров для общения с наиболее подходящими кандидатами. Интеграция с платформами поиска работы и интеллектуальный скоринг обеспечивают быстрый и точный подбор, что помогает компаниям закрывать вакансии без риска задержек и срывов проектов.

После внедрения KitBot компания ощутила значительное улучшение в эффективности рекрутинга.

Перспективы

Компания планирует подключить дополнительные площадки и мессенджеры, такие как WhatsApp, расширить сценарии для бота и автоматизировать новые этапы: от рассылки офферов до сбора обратной связи после собеседований.

Стек

Java, React.