Цифровой сервис для графика отпусков

О клиенте

Крупная фармацевтическая компания с тысячами сотрудников и развитой сетью подразделений по всей России. Одним из сложных ежегодных процессов было формирование графиков отпусков: сотни заявлений, десятки согласований, разные юрлица и правила, которые нужно учитывать.

Проблема

Ранее мы разрабатывали для клиента «Конструктор согласований» (Конструктор) (подробнее об этом кейсе), чтобы автоматизировать согласование документов. Это стало фундаментом для дальнейшей работы с графиками отпусков — нужна была надстройка, которая автоматически формирует график и заявления, отправляет на согласование через Конструктор, позволяет подписать с помощью электронной подписи.

Задачи:

• Создать единый сервис для планирования и оформления отпусков.
• Встроить автоматические проверки для минимизации ошибок (остаток дней, пересечения, праздничные дни).
• Интегрировать решение с корпоративными системами — 1С, «Конструктором согласований», EmailService и ПЭП.
• Сделать интерфейс простым и удобным для сотрудников и HR-администраторов.

Решение

Мы разработали «Сервис отпусков и отсутствий», встроенный во внутренний портал компании.

1. Формирование графика отпусков

Сотрудники получают уведомление о начале планирования графика отпусков на следующий год. В интерфейсе системы пользователи видят остаток доступных дней, выбирают желаемые даты отпуска и отправляют на согласование.

Сервис помогает распределить отпускное время, автоматически проверяет обязательный 14-дневный отпуск, учитывает праздничные дни и предотвращает пересечения с другими периодами. Данные подгружаются напрямую из 1С:ЗУП, что исключает ошибки. Если сотрудник не успевает подать график вовремя, система формирует график автоматически и уведомляет сотрудника по email. Руководители видят графики всей команды, могут проверять пересечения внутри отдела, а HR получает полную картину по подразделениям в согласованном виде.

2. Конструктор согласований

Все действия — формирование графика, подача заявлений по графику или вне графика, переносы и компенсации — проходят через «Конструктор согласований», внешний сервис с настроенными маршрутами согласующих. «Сервис отпусков и отсутствий» передаёт туда документы и получает обратно статус: согласовано или отказано.

3. Оформление отпусков

Сервис автоматически формирует заявления по шаблонам и сохраняет их в формате DOCX. Подписание документов учитывает роль и возможности каждого сотрудника:

• Сотрудник с ПЭП: документы можно подписать онлайн через интеграцию с сервисом электронной подписи.
• Сотрудник без ПЭП, но с рабочей почтой: приходит уведомление на email с инструкцией распечатать и подписать заявление.
• Сотрудник без ПЭП и без корпоративной почты (например, работающий не за ПК): уведомления о необходимости подписания отправляются руководителю, который передаёт документы сотруднику для подписи.

Поддерживаются все ключевые заявления:

• о начале ежегодного отпуска
• на предоставление отпуска по графику
• об изменении графика отпусков
• на отпуск вне графика
• на компенсацию

4. Уведомления и отчёты

На каждом шаге процесса планирования и согласования отпусков сотрудники и руководители получают актуальные уведомления на электронную почту. HR может выгрузить отчёты по подразделениям, периодам и типам отпусков в Excel.

Результат

Разработка «Сервиса отпусков и отсутствий» тесно связана с нашей предыдущей работой над «Конструктором согласований» (подробнее об этом кейсе): вместе эти решения существенно упрощают внутренние процессы клиента: рутинные операции автоматизированы, снижается вероятность ошибок, процессы прозрачные для сотрудников, руководителей и HR.

Эффект: оформление и согласование отпуска для одного сотрудника занимает 15–30 минут, что в сумме будет экономить десятки тысяч часов ежегодно для всего штата компании.