сервисы автоматизации документооборота для фармацевтической компании

Клиент (NDA) активно сотрудничает с поставщиками сырья, логистическими партнерами, подрядчиками по обслуживанию оборудования. В связи с этим ведет учет всех контрагентов, с которыми заключает контракты на сотрудничество. Для учета использовалась устаревшая система управления контрагентами на PHP5. Она обрабатывала данные по двум основным направлениям: контрагенты-дебиторы и контрагенты-кредиторы. Заявки в этой системе использовали данные из системы управления предприятием (SAP) и различных справочников, но сам процесс был неавтоматизированным и требовал значительных трудозатрат.

Основные проблемы:

• Устаревшая система на PHP5 не обновлялась, работала нестабильно при увеличении количества заявок.
• Ручное согласование новых контрагентов занимало несколько дней, так как заявки проходили через бухгалтерию, юристов и службу безопасности по электронной почте или в бумажном виде.
• До 30% рабочего времени сотрудников уходило на ручную обработку заявок, поиск данных в SAP, переписку и контроль статусов.
• Внутренняя IT-команда работала с .NET, но система была на PHP5, что тормозило внедрение изменений и требовало привлечения подрядчиков.
• Происходили задержки в согласовании заявок, потери документов из-за большого количества задействованных сотрудников.

Когда мы начали работу над системой управления контрагентами, перед нами стояла важная задача — сделать процесс добавления новых контрагентов быстрее и удобнее. Мы детально проанализировали бизнес-процессы и выявили три ключевые проблемы:

• Много ручных операций – заявка создавалась и проверялась вручную, что вело к ошибкам.
• Долгие согласования – процесс мог затянуться, если один из участников согласования был недоступен.
• Отсутствие единого центра данных – информация о контрагентах хранилась в разных системах и требовала ручного переноса.

Чтобы решить эти проблемы, мы разработали на .NET отдельный сервис «Дебитор Кредитор», который полностью автоматизировал процесс. Теперь система позволяет быстро создавать, редактировать и согласовывать заявки. Умные фильтры упрощают поиск, а многоуровневое согласование гарантирует четкость и прозрачность процесса.

Когда мы начали разработку сервиса «Дебитор-Кредитор», одной из задач было добавить автоматическое согласование заявок по подразделениям. Сначала мы попытались встроить этот процесс в существующую внутреннюю систему, добавляя новую логику и дорабатывая функционал. Однако вскоре столкнулись с рядом проблем: согласования усложнились, система часто зависала и выдавала ошибки, а внесение изменений на устаревших технологиях занимало много времени. Для эффективной работы потребовался отдельный, гибкий инструмент, который учитывает структуру компании и разные сценарии согласования.

Мы разработали сервис «Согласование», который позволил не только автоматизировать согласование заявок на контрагентов, но и автоматизировать другие процессы в компании.

Теперь не нужно привлекать разработчиков для настройки цепочек согласования — все можно сделать через удобный интерфейс. Согласование происходит без лишних задержек и человеческого фактора — система сама адаптируется к ситуации.

• Гибкие цепочки согласований. Можно создавать любое количество этапов, учитывать сложные маршруты с разными условиями. Все это — без участия разработчиков. Интерфейс интуитивный и понятный.
• Настраиваемые роли пользователей. Система поддерживает профили сотрудников, модераторов, инженеров поддержки и администраторов.
• Согласование в едином окне. Заявки из разных сервисов обрабатываются в одном месте, без необходимости переключаться между системами.
• Динамическое построение флоу. Маршруты согласования формируются автоматически, адаптируясь под условия заявки.
• История заявок. Вся информация о процессах согласования сохраняется, что обеспечивает полную прозрачность.
• Гибкая система уведомлений. Участники процесса вовремя получают напоминания о необходимости согласования.
• Интеграция с внешними сервисами. Новый сервис может загружать сценарии согласований из других систем и отправлять им статусы заявок. Данные о пользователях загружаются из MSSQL, что позволяет актуализировать роли и права доступа.

Автоматическая передача согласований замещающим

Один из ключевых вызовов в работе согласований — это человеческий фактор. Что делать, если сотрудник, который должен утвердить заявку, ушел в отпуск или на больничный? Раньше такие заявки зависали в системе, создавая задержки в процессах.

Мы решили эту проблему, реализовав автоматическое назначение замещающих сотрудников.

• В цепочке согласований заранее настраивается, кто является замещающим для каждого согласующего.
• Если основной сотрудник уходит в отпуск или на больничный, информация об этом загружается из внешнего сервера и обновляется в базе MSSQL.
• Система автоматически перенаправляет все его согласования замещающему, без необходимости вмешательства пользователя.
• После выхода основного сотрудника на работу новые заявки снова отправляются ему, а не замещающему.

.Net 6, ASP.NET Web Api, RESTful API, SOAP, Swagger, MsSQL, Entity Framework Core, Serilog, ReactJs, gitlab ci, powershell, IIS