единое цифровое окно для сотрудников «Автозавода Санкт-Петербург»
Внедрение KitBot позволило объединить все ключевые внутренние сервисы и каналы коммуникации в одном месте — на платформе Telegram. В результате все сотрудники, включая тех, кто не имеет корпоративных почтовых ящиков, смогли быстро получать важную информацию, заказывать документы и участвовать в опросах. Через месяц после запуска система выросла в 15 раз по количеству пользователей, а вовлеченность персонала достигла 100%.
О клиенте
ООО «Автозавод Санкт-Петербург» — автопромышленное предприятие, основанное в 2009 году. Ранее завод принадлежал Nissan и выпускал автомобили этой марки. Сегодня завод реализует собственные проекты в сотрудничестве с иностранными партнерами.
В компании работает около 1000 сотрудников, большая часть из которых — производственный персонал.
В компании работает около 1000 сотрудников, большая часть из которых — производственный персонал.
Проблема и задачи
До 2022 года завод использовал корпоративные каналы своей головной компании — внутренний портал и электронные рассылки, которые эффективно работали только для офисных сотрудников. Однако у 80% персонала, работающего на производстве, не было корпоративных почтовых ящиков. Большинство из них получало информацию через оффлайн-методы: встречи, стенды и личные звонки.
После введения санкций и приостановки производства старые коммуникационные каналы стали недоступны, что привело к нескольким проблемам:
После введения санкций и приостановки производства старые коммуникационные каналы стали недоступны, что привело к нескольким проблемам:
- Ограниченный доступ к информации: большая часть сотрудников не получали официальных новостей оперативно.
- Рост нагрузки на HR и руководителей: большинство вопросов теперь поступало в личных звонках и сообщениях.
- Отсутствие единой системы запросов: оформление справок и документов требовало личного обращения в соответствующие отделы.
- Разрозненность информации: сотрудники не могли быстро узнать расписание работы, развозки или доступность сервисов.
Задачи:
- Обеспечить 100% сотрудников доступом к единому коммуникационному каналу.
- Снизить нагрузку на HR-службу за счет автоматизации процессов.
- Цифровизировать ключевые HR-функции, включая запрос документов и ежегодные оценки.
- Упростить доступ к информации о графиках работы, транспорте, питании и сервисах завода.
- Итоговое решение должно обеспечить импортонезависимость.
Решение
Для создания единой цифровой коммуникационной инфраструктуры было решено использовать платформу KitBot с коммуникаций через мессенджер Telegram.
KitBot — омниканальная HR-платформа с искусственным интеллектом. Автоматизирует найм, адаптацию, оценку, обучение персонала и внутренние коммуникации. KitBot стал тем самым «единым окном», через которое сотрудники получили доступ ко всем важным данным и сервисам.
1. Внедрение чат-бота KitBot
Первая стадия проекта заключалась в создании Telegram-бота KitBot, который стал главным каналом связи для сотрудников. В этом инструменте был собран весь нужный функционал для оперативного доступа к корпоративным коммуникациям:
За первые недели использования KitBot показал свою эффективность: он значительно упростил процессы, автоматизируя типовые запросы и обеспечив единую платформу для всех сотрудников, включая тех, кто не имел корпоративных почтовых ящиков.
- Меню с быстрым доступом: актуальная информация о графике работы, транспорте, питании и контактных номерах.
- Справочная система: возможность задать вопросы и получить ответы на часто задаваемые вопросы.
- Запрос документов: теперь сотрудники могли оформлять запросы на справки для банков и госучреждений прямо через бота, без необходимости обращаться лично.
- Оперативные рассылки: важные новости и объявления рассылаются мгновенно.
- Опросы и развлекательный контент: всё консолидировано в Telegram.
За первые недели использования KitBot показал свою эффективность: он значительно упростил процессы, автоматизируя типовые запросы и обеспечив единую платформу для всех сотрудников, включая тех, кто не имел корпоративных почтовых ящиков.
2. Разработка нового корпоративного портала
Ранее у компании уже был корпоративный портал, но он оказался неудобным:
После успешного внедрения бота руководство завода решило отказаться от старой зарубежной платформы и полностью перенести корпоративный портал на новую импортонезависимую инфраструктуру KitBot. Новый портал предоставил:
Интеграция с KitBot позволила сделать доступ к информации еще более простым и быстрым, а весь функционал теперь был доступен в одном месте, что решило проблему разрозненности данных.
- Долгая загрузка файлов, ограниченная поддержка форматов.
- Сложность обновления контента, требующая значительных временных затрат.
- Ограниченный доступ для сотрудников без корпоративных учетных записей.
После успешного внедрения бота руководство завода решило отказаться от старой зарубежной платформы и полностью перенести корпоративный портал на новую импортонезависимую инфраструктуру KitBot. Новый портал предоставил:
- Упрощенную систему загрузки и хранения документов.
- Единое окно доступа ко всем сервисам компании, включая доступ к данным о графиках работы и внутренним сервисам.
- Интуитивно понятный интерфейс, что сделало портал доступным для всех сотрудников, включая производственных.
Интеграция с KitBot позволила сделать доступ к информации еще более простым и быстрым, а весь функционал теперь был доступен в одном месте, что решило проблему разрозненности данных.
3. Оптимизация системы оценки сотрудников
Вместе с переносом портала мы модернизировали систему ежегодных оценок. Теперь процесс проходит поэтапно: после согласования оценки с руководителем сотрудник берет задачи в работу, затем проходит полугодовая промежуточная оценка, а в конце года — итоговая, где фиксируются результаты. Все данные теперь сохраняются в системе, даже если сотрудник переходит на другую должность. Это позволяет учитывать его достижения и выстраивать индивидуальные карьерные траектории.
Мы внедрили несколько ключевых блоков, которые теперь делают процесс оценки системным и ориентированным на развитие:
Мы внедрили несколько ключевых блоков, которые теперь делают процесс оценки системным и ориентированным на развитие:
- Постановка целей: сотрудник самостоятельно формулирует цели на год – будь то запуск нового проекта или улучшение процессов.
- Оценка компетенций: в компании есть матрица компетенций, и теперь сотрудники могут не просто отмечать свои навыки, но и приводить примеры их применения. Это делает оценку объективной и прозрачной.
- Блок развития: каждый сотрудник сам определяет, в каких сферах хочет развиваться (например, пройти курс по публичным выступлениям). Теперь это фиксируется в системе и становится частью личного плана развития.
- Итоговая оценка: раз в год проходит финальная встреча с руководителем, где обсуждается, какие цели были достигнуты, какие – нет, и почему.
Результат
- 1000+ коллег в одном окне
- в 10 раз сокращено количество рабочих встреч
- 100% охват коммуникаций
- 3 минуты на одно обращение вместо 30 минут
- 24/7 на связи онлайн
- 1 клик вместо звонков
- 1 млн рублей ежегодной экономии за счет отказа от иностранных лицензий и снижения затрат на IT-инфраструктуру
- импортонезависимость
- 90% сотрудников отметили улучшение доступа к информации и простоту нового инструмента
«Мы проводили опрос среди всех наших подписчиков, насколько удобен в использовании бот. Почти 90% пользователей оценили удобство и функциональность бота, 60% регулярно читают наши новости. Меню бота позволяет в 2 клика получать информацию по всем рабочим и организационным моментам с подробностями и контактами. Отдельно хотелось бы отметить удобство административной панели. Мы ежедневно работаем в ней, все просто и понятно. Также хотим особо отметить оперативность реакции и постоянную помощь сотрудников компании Nord Clan в управлении и настройках бота. Большое спасибо от всех сотрудников завода!».
Ольга Тимофеева, менеджер по работе с персоналом и общим вопросам