Цифровизация корпоративных коммуникаций с KitBot: единое окно для сотрудников «Автозавода Санкт-Петербург»

О клиенте

ООО «Автозавод Санкт-Петербург» — автопромышленное предприятие, основанное в 2009 году. Ранее завод принадлежал Nissan и выпускал автомобили этой марки. Сегодня завод реализует собственные проекты в сотрудничестве с иностранными партнерами.

В компании работает около 1000 сотрудников, большая часть из которых — производственный персонал.

Проблема клиента

До 2022 года завод использовал корпоративные каналы своей головной компании — внутренний портал и электронные рассылки, которые эффективно работали только для офисных сотрудников. Однако у 80% персонала, работающего на производстве, не было корпоративных почтовых ящиков. Большинство из них получало информацию через оффлайн-методы: встречи, стенды и личные звонки.

После введения санкций и приостановки производства старые коммуникационные каналы стали недоступны, что привело к нескольким проблемам:

• Ограниченный доступ к информации: большая часть сотрудников не получали официальных новостей оперативно.
• Рост нагрузки на HR и руководителей: большинство вопросов теперь поступало в личных звонках и сообщениях.
• Отсутствие единой системы запросов: оформление справок и документов требовало личного обращения в соответствующие отделы.
• Разрозненность информации: сотрудники не могли быстро узнать расписание работы, развозки или доступность сервисов.

Бизнес-задачи

• Обеспечить 100% сотрудников доступом к единому коммуникационному каналу.
• Снизить нагрузку на HR-службу за счет автоматизации процессов.
• Цифровизировать ключевые HR-функции, включая запрос документов и ежегодные оценки.
• Упростить доступ к информации о графиках работы, транспорте, питании и сервисах завода.
• Итоговое решение должно обеспечить импортонезависимость.

Решение

Для создания единой цифровой коммуникационной инфраструктуры было решено использовать платформу KitBot с коммуникаций через мессенджер Telegram.

KitBot — омниканальная HR-платформа с искусственным интеллектом. Автоматизирует найм, адаптацию, оценку, обучение персонала и внутренние коммуникации. KitBot стал тем самым «единым окном», через которое сотрудники получили доступ ко всем важным данным и сервисам.

Проект разворачивался поэтапно:

1. Внедрение чат-бота KitBot

Первая стадия проекта заключалась в создании Telegram-бота KitBot, который стал главным каналом связи для сотрудников. В этом инструменте был собран весь нужный функционал для оперативного доступа к корпоративным коммуникациям:

• Меню с быстрым доступом: актуальная информация о графике работы, транспорте, питании и контактных номерах.
• Справочная система: возможность задать вопросы и получить ответы на часто задаваемые вопросы.
• Запрос документов: теперь сотрудники могли оформлять запросы на справки для банков и госучреждений прямо через бота, без необходимости обращаться лично.
• Оперативные рассылки: важные новости и объявления рассылаются мгновенно.
• Опросы и развлекательный контент: всё консолидировано в Telegram.

За первые недели использования KitBot показал свою эффективность: он значительно упростил процессы, автоматизируя типовые запросы и обеспечив единую платформу для всех сотрудников, включая тех, кто не имел корпоративных почтовых ящиков.

2. Разработка нового корпоративного портала

Ранее у компании уже был корпоративный портал, но он оказался неудобным:

• Долгая загрузка файлов, ограниченная поддержка форматов.
• Сложность обновления контента, требующая значительных временных затрат.
• Ограниченный доступ для сотрудников без корпоративных учетных записей.

После успешного внедрения бота руководство завода решило отказаться от старой зарубежной платформы и полностью перенести корпоративный портал на новую импортонезависимую инфраструктуру KitBot. Новый портал предоставил:

• Упрощенную систему загрузки и хранения документов.
• Единое окно доступа ко всем сервисам компании, включая доступ к данным о графиках работы и внутренним сервисам.
• Интуитивно понятный интерфейс, что сделало портал доступным для всех сотрудников, включая производственных.

Интеграция с KitBot позволила сделать доступ к информации еще более простым и быстрым, а весь функционал теперь был доступен в одном месте, что решило проблему разрозненности данных.

3. Оптимизация системы оценки сотрудников

Вместе с переносом портала мы модернизировали систему ежегодных оценок. Теперь процесс проходит поэтапно: после согласования оценки с руководителем сотрудник берет задачи в работу, затем проходит полугодовая промежуточная оценка, а в конце года — итоговая, где фиксируются результаты. Все данные теперь сохраняются в системе, даже если сотрудник переходит на другую должность. Это позволяет учитывать его достижения и выстраивать индивидуальные карьерные траектории.

Мы внедрили несколько ключевых блоков, которые теперь делают процесс оценки системным и ориентированным на развитие:

• Постановка целей: сотрудник самостоятельно формулирует цели на год – будь то запуск нового проекта или улучшение процессов.
• Оценка компетенций: в компании есть матрица компетенций, и теперь сотрудники могут не просто отмечать свои навыки, но и приводить примеры их применения. Это делает оценку объективной и прозрачной.
• Блок развития: каждый сотрудник сам определяет, в каких сферах хочет развиваться (например, пройти курс по публичным выступлениям). Теперь это фиксируется в системе и становится частью личного плана развития.
• Итоговая оценка: раз в год проходит финальная встреча с руководителем, где обсуждается, какие цели были достигнуты, какие – нет, и почему.

Результат

• Охват: 100% сотрудников получили доступ к единому каналу коммуникации. Количество пользователей KitBot выросло с 100 до 1500 за первый месяц.
• Снижение нагрузки на HR: количество рабочих встреч сократилось в 10 раз, число повторяющихся вопросов — в 3 раза.
• Ускорение процессов: типовые запросы теперь обрабатываются за секунды вместо 30 минут.
• Экономический эффект: ежегодная экономия 1 млн рублей за счет отказа от иностранных лицензий и снижения затрат на IT-инфраструктуру.
• Импортонезависимость: полный переход на локальные решения и бесперебойный доступ к корпоративным ресурсам.
• Удобство: 90% сотрудников отметили улучшение доступа к информации и простоту нового инструмента.

Стек

Java, React