Умный график работы: автоматизация планирования для сети пиццерий

О клиенте

Сеть пиццерий с филиалами в разных городах. Компания активно растёт, уделяя особое внимание качеству обслуживания и эффективности работы команды. Для бесперебойной работы кухни, зала и доставки необходим точный и актуальный график смен, особенно при большом числе сотрудников.

Проблема клиента

Ранее планирование смен велось в Excel. Пока филиалов и сотрудников было немного, это работало. Но с ростом сети Excel перестал справляться:

• у каждого филиала были свои файлы — без единой базы;
• возрастал риск ошибок и потери данных;
• невозможно было быстро сравнить план и факт работы;
• отсутствовал удобный анализ загрузки по часам.

Менеджеры тратили много времени на ручные сверки, а прогнозирование нагрузки становилось всё сложнее.

Клиенту требовалось решение, которое:

• централизует графики по филиалам;
• синхронизируется с системой учёта компании;
• автоматически рассчитывает нагрузку;
• исключает ручные сверки и ошибки.

Решение

Мы разработали два независимых веб-модуля — «График работ» и «Мастер-график».
Оба интегрированы во внутреннюю систему управления, но работают как изолированные сервисы в отдельных контейнерах Kubernetes, что позволяет легко их обновлять и масштабировать.

Архитектура и интеграция

Для «Мастер‑графика» мы выделили отдельную базу данных, которая получает из основной системы только необходимые для расчётов данные. Передача происходит через набор сервисов, каждый из которых отвечает за свой тип сущностей: филиалы, подразделения, должности, сотрудники, заказы, продукция, графики и т.д.

Такое разделение позволило:

• снизить нагрузку на основную базу;
• ускорить расчёты;
• повысить стабильность работы.

Модуль «График работ»

Простой инструмент, который позволяет менеджеру в несколько кликов:

• выбрать филиал и месяц;
• фильтровать сотрудников по должности или подразделению;
• указать время смены и сохранить изменения.

Система автоматически исключает уволенных сотрудников и синхронизируется с базой данных.

Модуль «Мастер-график»: наглядная картина работы ресторана

Мастер-график показывает полную картину загрузки ресторана и помогает планировать смены на основе данных.

Что учитывается в расчётах

Система опирается на несколько источников данных:

1. Фактическая нагрузка — реальные цифры по количеству заказов, времени их выполнения, загруженности кухни, кассы и доставки.
2. Плановые показатели — сколько заказов ожидается, какой объём работы планируется в конкретный день и час.
3. Штатное расписание — кто работает в филиале, на каких должностях, и сколько часов каждый может отработать.
4. История и сезонность — данные за предыдущие периоды, чтобы учитывать пиковые часы и дни с повышенным спросом.

Эти данные собираются из разных модулей внутренней системы и объединяются в единую картину.

Какие подразделения участвуют

В расчётах учитываются все основные зоны работы ресторана:

1. Кухня — нагрузка по приготовлению блюд, время выполнения заказов.
2. Касса и зал — количество клиентов, скорость обслуживания, время ожидания.
3. Доставка — количество активных курьеров, время на выполнение заказов.
4. Административный персонал — нагрузка менеджеров и управляющих.

По каждому подразделению система считает свой набор метрик и формирует отдельный план-факт анализа.

Что видит руководитель

В итоге администратор получает наглядный дашборд:

• сколько сотрудников работает,
  • какая была плановая нагрузка,
  • какой факт по заказам и блюдам,
  • разница между планом и фактом.

Нагрузочное тестирование

Нагрузочное тестирование стало важным этапом внедрения «Мастер‑графика», так как клиент изначально предъявил требование — система должна без сбоев обрабатывать большой объём данных и работать стабильно даже при пиковых нагрузках.

Для оптимизации нагрузки мы:

• выделили отдельную базу данных под модули,
• провели нагрузочные тесты до 5000 пользователей одновременно,
• клонировали процессы и использовали балансировщики для распределения нагрузки между сервисами.

В итоге «Мастер-график» стабильно работает даже в самые пиковые периоды, обеспечивая бесперебойную работу ресторана.

Результат

Менеджеры получили удобный веб-инструмент для планирования и управления графиками работы сотрудников по филиалам. Это позволило:

• значительно сократить время на составление и корректировку расписаний, заменив громоздкие Excel-файлы;
• быстро отслеживать и сравнивать плановую и фактическую нагрузку на предприятие по часам;
• исключить ошибки с учётом уволенных сотрудников благодаря автоматической синхронизации с базой данных;
• повысить прозрачность и контроль над расписаниями благодаря удобным фильтрам и поиску;
• улучшить планирование ресурсов кухни и службы доставки, оптимизируя загрузку персонала.