Система автоматизации финансовой отчётности и аналитики для ресторанной сети
Разработали систему финансовой аналитики для ресторанной сети. Она объединяет данные из учётных систем и сервисов, формирует управленческую отчётность и отображает финансовые показатели в интерактивных BI-дашбордах. Руководитель в любой момент получает актуальные показатели всей сети и отдельных ресторанов — без подготовки отчётов и ожидания данных.
Клиент
Сеть ресторанов с собственным производством, несколькими юридическими лицами и франчайзинговыми точками.
Проблема
Финансовые данные компании находились в разных системах: 1С, кассовых программах, бухгалтерских и зарплатных сервисах, банковских выписках, системах доставки и интернет-магазине. Финансовый директор вручную собирал информацию из этих источников и сводил её в Excel. Подготовка отчётности занимала 2–3 дня, поэтому полные данные за месяц становились доступны только в начале следующего.
Из-за длительной подготовки отчётов руководство не могло оперативно оценивать финансовые результаты ресторанов, сравнивать расходы и выявлять отклонения от плана.
Из-за длительной подготовки отчётов руководство не могло оперативно оценивать финансовые результаты ресторанов, сравнивать расходы и выявлять отклонения от плана.
Решение: единая система финансовой аналитики
Разработали единую систему финансового анализа, которая собирает данные из 1С, кассовых систем, банков, сервисов доставки и других источников. Она автоматизирует сбор информации и подготовку отчётности по всей сети, отдельным юридическим лицам, ресторанам и франчайзинговым точкам.
Система формирует отчёты о доходах и расходах (БДР) и движении денежных средств (БДДС). В BI-дашбордах отображаются выручка, средний чек, количество транзакций, себестоимость, списания и расходы на персонал.
Система формирует отчёты о доходах и расходах (БДР) и движении денежных средств (БДДС). В BI-дашбордах отображаются выручка, средний чек, количество транзакций, себестоимость, списания и расходы на персонал.
Примечание к иллюстрациям: на скриншотах представлен демонстрационный интерфейс системы. Все данные обезличены или заменены тестовыми в целях соблюдения соглашения о неразглашении (NDA) с клиентом.
Возможности системы
Интеграция и консолидация данных
Сбор финансовой информации из 1С, кассовых систем, бухгалтерских и зарплатных программ, банковских сервисов, систем доставки и других источников. Интеграция информационных систем объединяет данные по компаниям группы, ресторанам и франчайзинговым точкам
Финансовые дашборды
Отображение выручки, валовой маржи, среднего чека, количества чеков, себестоимости, списаний, фонда оплаты труда (ФОТ) и его доли в выручке. Руководители могут выбирать период, сравнивать фактические показатели с плановыми и анализировать динамику продаж.
Сравнение ресторанов и франчайзи
Сопоставление выручки, расходов и других финансовых показателей разных точек. Пользователь может сравнивать результаты ресторанов, оценивать выполнение плана и проверять, поступили ли все необходимые данные от франчайзи.
Управленческая отчётность
Автоматическое формирование БДР и БДДС по всей сети, отдельным компаниям и ресторанам. Отчёты можно выгружать в Excel, PDF и CSV.
Анализ расходов на персонал
Просмотр начислений по сотрудникам, окладов, премий, доплат, количества смен и отработанных часов при наличии соответствующих данных в подключённых источниках. Анализ ФОТ и его доли в выручке помогает сравнивать затраты на персонал между ресторанами и отслеживать их изменение относительно выручки.
Мониторинг отклонений и актуальности данных
Уведомления о невыполнении плана, превышении заданных порогов расходов и отсутствии данных от отдельных точек. Система также показывает статус источников, время последнего обновления и полноту информации.
Разграничение доступа
Права пользователей настраиваются в зависимости от их роли: финансового директора, руководителя подразделения или франчайзи.
Система доступна с мобильных устройств. Финансовые данные хранятся на сервере компании и не передаются во внешний контур.
Результат
- Подготовка отчётности сократилась с 3 дней до 2 минут. Система автоматически собирает данные из разных источников и формирует отчёты. Чтобы получить актуальные финансовые показатели, достаточно обновить данные в один клик.
- Быстрое выявление проблем. Руководство раньше замечает падение выручки, рост расходов и увеличение списаний и может своевременно разобраться в причинах.
- Прозрачность финансовых результатов. Консолидированная отчётность позволяет сопоставлять выручку и расходы ресторанов и франчайзинговых точек, быстрее находить отклонения и проверять динамику показателей.