система учета морских контейнеров для Heavy Box

Компания Heavy-Box сталкивалась с трудностями в учете и управлении перевозками морских контейнеров. Все данные об отправках и доставке вносились вручную в таблицы Excel, что делало процесс крайне трудоемким и неэффективным. Это создавало ряд проблем:

• Менеджеры тратили значительное время на обновление информации и сверку данных.
• Из-за ручного учета часто возникали ошибки в расчетах и документации, что приводило к задержкам в доставке.
• Отчеты о доходах и расходах приходилось формировать вручную, что занимало много времени и увеличивало риск неточностей.
• С увеличением объема перевозок (до 2000 операций в год) нагрузка на сотрудников стала настолько высокой, что компании пришлось задуматься о расширении штата.

В компании понимали, что для сохранения позиций на рынке ей необходима автоматизация ключевых процессов.

Задачи:

Мы разработали современное веб-приложение, которое объединило все ключевые процессы в единую систему:

• Учет контейнеров.
• Расчет сопутствующих доходов и затрат, связанных с их обслуживанием, хранением и логистикой.
• Формирование отчетов по расходам и доходам.

Работа над проектом началась с анализа бизнес-процессов. Наши аналитики провели интервью с менеджерами и логистами компании, чтобы понять специфику их работы. На основе полученных данных была составлена схема автоматизации.

При разработке мы руководствовались принципами UX/UI-дизайна, чтобы интерфейс был интуитивно понятным, а основные функции находились на расстоянии одного-двух кликов.

Например, в сценарии работы с разделом «Учет контейнеров» менеджер авторизуется, выбирает доступный контейнер, закрепляет его за заказом и завершает оформление. Эти сценарии были подробно отрисованы на прототипах, чтобы ничего не упустить и учесть все детали взаимодействия пользователей с системой. Такой подход дал клиенту возможность заранее оценить удобство интерфейса и внести правки на этапе проектирования.

Регистрация и доступы

Сотрудники регистрируются в системе через корпоративную почту. При создании учетной записи назначаются роли, которые определяют доступ к различным разделам приложения. Например, логист может отслеживать перемещение грузов, а менеджер работать с базой доступных контейнеров. Такой подход защищает данные и делает интерфейс удобным — сотрудник видит только те функции, которые ему нужны.

Заполнение справочников

Для ускорения работы система предлагает справочники: контрагентов (поставщиков, перевозчиков и клиентов), терминалов и типов контейнеров. Например, при добавлении нового договора пользователь выбирает контрагента из справочника вместо ручного ввода данных. Карточки контрагентов и терминалов содержат подробную информацию и формируются один раз, после чего доступны для использования.

Учет контейнеров

Контейнеры заносятся в реестр двумя способами: вручную или через импорт данных. При ручном добавлении пользователь указывает тип контейнера (из справочника), номер, стоимость и другую информацию. Если контейнер был куплен в иностранной валюте, система автоматически пересчитывает стоимость в рубли с помощью встроенного конвертера валют, учитывая актуальный курс.

На вкладке учета контейнеров менеджеры могут просматривать список свободных контейнеров и закреплять их за заказами на аренду. Это создает прозрачную базу договоров, где сохраняется вся история: кто, когда и как приобрел или арендовал контейнер, в какой валюте и по какому курсу.

Отслеживание и перемещение контейнеров

Система позволяет отслеживать перемещение контейнеров в режиме реального времени. По каждой единице можно узнать:

• текущее местоположение (на складе, в пути, у клиента);
• маршрут и промежуточные точки следования;
• статус доставки конечному покупателю или арендатору.

При изменении расположения контейнера, например, передислокации с терминала А на терминал Б, система автоматически завершает операцию хранения на терминале А и создает новую операцию хранения на терминале Б. Это исключает необходимость ручного учета и снижает риск ошибок.

Учет доходов и расходов

Система ведет реестр доходов и расходов. Доходы формируются из договоров продажи и аренды контейнеров, расходы — из операций по их покупке, передислокации и хранению. Для каждой операции система автоматически создает записи, которые учитываются в итоговом расчете. Например, при заключении договора аренды контейнера информация сразу попадает в раздел доходов, а затраты на транспортировку учитываются в расходах.

Формирование отчетов

Система генерирует ежемесячные и годовые отчеты с фильтрацией данных по различным параметрам, которые можно экспортировать в Excel.

Отчеты включают:

• сколько контейнеров куплено или продано;
• доходы от аренды и продажи;
• расходы на перевозку, хранение и обслуживание;
• эффективность управления контейнерами, включая расчет вознаграждений для менеджеров.