Как KitBot помог Tutu.ru достичь 100% подписания кадровых документов в срок

О клиенте

Tutu.ru — один из крупнейших сервисов для путешествий в России. Компания ежедневно работает с миллионами пользователей и большой распределённой командой сотрудников. С компанией мы сотрудничаем уже много лет: вместе запускали разные HR-сервисы на базе KitBot и постепенно расширяли функциональность. Например, автоматизировали найм персонала и помогли с проведением массовых мероприятий.

Сегодня у Tutu.ru подключено максимально возможное количество модулей нашей платформы KitBot, и электронный документооборот стал логичным продолжением этой экосистемы.

Проблема клиента

Для документооборота клиент использует Контур.КЭДО. Раньше уведомления о новых документах приходили только на почту, и в рабочем потоке их было легко пропустить. Часто важные приказы или договоры оставались неподписанными. В итоге кадровикам приходится самостоятельно контролировать процесс: регулярно проверять статусы, писать напоминания и по несколько раз просить сотрудников поставить подпись. Это занимало много времени и сил, а риск пропустить или просрочить документы оставался высоким.

Задача

Обеспечить своевременное и самостоятельное подписание кадровых документов всеми сотрудниками.

Решение

У Tutu.ru уже работает наш KitBot — омниканальная HR-платформа с искусственным интеллектом. Она автоматизирует найм, адаптацию, оценку, обучение сотрудников и внутренние коммуникации. В компании платформа используется вместе с Telegram как основным корпоративным каналом, поэтому все HR-процессы живут в привычной среде, где сотрудникам удобно получать задачи и уведомления.

Для решения задачи с электронным документооборотом, мы интегрировали KitBot с Контур.КЭДО. Благодаря этому сотрудники подтянулись в систему автоматически вместе с организационной структурой — без дополнительной ручной работы со стороны HR.

Платформа по расписанию автоматически синхронизируется с Контур.КЭДО и отслеживает статус всех документов. Любой неподписанный документ автоматически фиксируется, и сотрудник получает уведомление в Telegram со ссылкой на подписание. Не нужно открывать почту или искать документы в отдельном сервисе. При этом можно выбрать, какие типы документов включать в процесс: система поддерживает все категории, но при необходимости их можно ограничить только нужными, чтобы настройки точно соответствовали задачам компании.

Чтобы не перегружать руководителей, в системе можно настроить сценарии подписания. Если в цепочке участвует несколько человек, уведомления приходят только ответственному сотруднику и его непосредственному руководителю, без лишних напоминаний генеральному директору. Частота и периодичность оповещений также регулируются под бизнес-процесс.

Платформа позволяет отслеживать статистику и формировать отчёты — кто подписал, кто ещё в процессе, по каким документам есть задержки — что делает управление документооборотом полностью контролируемым и прозрачным.

Запуск решения в Tutu.ru прошёл максимально быстро: все сотрудники подтянулись автоматически из Контур.КЭДО вместе с актуальной структурой подразделений, а настройка сценариев подписания и типов документов заняла минимальное время. Как только система была включена, сразу начали приходить уведомления о документах, которые требовали подписи, и сотрудники смогли оперативно их закрывать.

Результат

• Конверсия подписания документов достигла 100%.
• Экономия рабочего времени HR до 30%.
• Компания устранила риски просрочек и штрафов из-за неподписанных кадровых документов.