автоматизация обработки платёжных заявок для департамента образования
Роботизированый агент переносит данные из Excel в систему НПО «Криста» без API, выполняя действия бухгалтера на уровне интерфейса. В результате — 100% точность, обработка за 1–2 секунды вместо минут и сокращение трудозатрат бухгалтерии на 70%.
О клиенте
Департамент образования. Централизованная бухгалтерия обслуживает десятки подведомственных учреждений — школы, детские сады, колледжи и другие образовательные организации. Ежедневно обрабатывается большой объём платёжных заявок в рамках регламентированных финансовых процедур.
Проблема и задачи клиента
Подведомственные учреждения передают платёжные заявки в виде Excel-файлов. Далее бухгалтерия вручную переносит данные в специализированную платёжную систему НПО «Криста».
Этот процесс был полностью ручным: бухгалтеры последовательно открывали заявки, проверяли данные и вносили их в систему. Работа рутинная, монотонная и требующая трудозатрат. Ситуацию усложняло то, что у системы НПО «Криста» отсутствует API, поэтому стандартные интеграционные решения были недоступны.
Задача состояла в том, чтобы оптимизировать и упростить процесс, сократить ручной труд и ФОТ, не меняя существующую ИТ-систему.
Этот процесс был полностью ручным: бухгалтеры последовательно открывали заявки, проверяли данные и вносили их в систему. Работа рутинная, монотонная и требующая трудозатрат. Ситуацию усложняло то, что у системы НПО «Криста» отсутствует API, поэтому стандартные интеграционные решения были недоступны.
Задача состояла в том, чтобы оптимизировать и упростить процесс, сократить ручной труд и ФОТ, не меняя существующую ИТ-систему.
Решение
В качестве технологической основы была использована наша платформа KitBot, но не в классическом сценарии чат-бота, а как роботизированная система для оркестрации бизнес-процесса.
KitBot — платформа с искусственным интеллектом для автоматизации найма и HR-процессов
Мы разработали сценарий, в котором KitBot воспроизводит действия бухгалтера на уровне пользовательского интерфейса. Excel-файл с заявками загружается в KitBot, после чего робот запускает сценарий обработки. Он автоматически считывает данные, определяет назначение платежа и суммы, затем заходит в систему НПО «Криста», проходит авторизацию и последовательно переносит данные в нужные поля.
Фактически робот выполняет ту же работу, что и человек, — открывает формы, заполняет поля, проверяет корректность данных и сохраняет результат.
Отдельно реализована обработка ошибок. Робот выявляет типовые проблемы, например некорректное назначение платежа или недостаток средств, и фиксирует их в отчете для последующей проверки бухгалтером.
KitBot — платформа с искусственным интеллектом для автоматизации найма и HR-процессов
Мы разработали сценарий, в котором KitBot воспроизводит действия бухгалтера на уровне пользовательского интерфейса. Excel-файл с заявками загружается в KitBot, после чего робот запускает сценарий обработки. Он автоматически считывает данные, определяет назначение платежа и суммы, затем заходит в систему НПО «Криста», проходит авторизацию и последовательно переносит данные в нужные поля.
Фактически робот выполняет ту же работу, что и человек, — открывает формы, заполняет поля, проверяет корректность данных и сохраняет результат.
Отдельно реализована обработка ошибок. Робот выявляет типовые проблемы, например некорректное назначение платежа или недостаток средств, и фиксирует их в отчете для последующей проверки бухгалтером.
Результат
Внедрение роботизированного сценария позволило радикально сократить ручной труд при обработке платёжных заявок:
- достигнута 100% точность переноса данных;
- скорость обработки платёжных заявок выросла в десятки раз — то, что человек делал несколько минут, робот делает за 1-2 секунды;
- трудозатраты бухгалтерии сокращены примерно на 70%;
- снижена потребность в ручной обработке, что привело к оптимизации штата и фонда оплаты труда в 3 раза.