AI-ассистент для работы с внутренними нормативными документами

Внутренние нормативные документы компании распределены между двумя системами — 1С и Битрикс. База включает около 250 PDF-документов объёмом в среднем 30 страниц каждый и около 30 Word-документов объёмом около 5 страниц.

Ежедневно сотрудники обращаются к регламентам, инструкциям и внутренним политикам компании. При плановой нагрузке до 100 обращений в сутки и пиковой до 100 запросов в час поиск информации вручную занимает значительное время. Сотруднику необходимо определить, в какой системе находится нужный документ, найти актуальную версию и самостоятельно изучить его содержание.

Особенно часто такие сложности возникают у новых сотрудников в период адаптации.

Задача проекта — создать единую систему поиска по внутренним нормативным документам и предоставить сотрудникам быстрый доступ к информации из корпоративной базы знаний.

За основу взяли ИИ-систему для анализа документов Nord.OCR. Решение обрабатывает документы из 1С и Битрикс и формирует единую корпоративную базу знаний.

Сотрудник задаёт вопрос в свободной форме. Например:

• «Как оформить заявку на закупку оборудования?»
• «Какие документы нужны для согласования командировки?»
• «Кто отвечает за согласование договора с поставщиком?»
• «Какой порядок действий предусмотрен внутренним регламентом?»

Система анализирует вопрос, находит нужную информацию в документах и формирует ответ со ссылкой на источник.

При обновлении документов база знаний актуализируется автоматически, поэтому сотрудники работают с действующими версиями нормативной документации.

При подготовке ответа используются только документы компании, что позволяет работать с внутренними регламентами, процедурами и политиками без обращения к внешним источникам и сохранять безопасность данных.