Главная
/
Кейсы
/
Как превратить накопленную базу кандидатов в новый канал найма с помощью KitBot

Как превратить накопленную базу кандидатов в новый канал найма с помощью KitBot

Мы помогли клиенту превратить накопленные отклики в новый рабочий канал найма. HR может теперь быстро запускать рассылки по архивным кандидатам, создавая дополнительный поток соискателей на актуальные вакансии. Это позволило увеличить входящий поток без роста бюджета и сократить время закрытия массовых позиций.

У меня похожая задача

О клиенте

Федеральная сеть строительных магазинов.

Контекст: как устроен рекрутинг у клиента

Клиент ведёт массовый найм — прежде всего в розничные магазины, службы поддержки и операционные подразделения. Вакансии обновляются регулярно, текучесть высокая, поток откликов большой.

Для автоматизации рекрутинга компания уже использует платформу KitBot:

Отклики собираются из внешних источников в корпоративную систему, далее — в KitBot.
KitBot отправляет кандидатам ссылку на анкету (скоринг).
Кандидат проходит анкетирование.
Результат автоматически возвращается в корпоративную систему, где HR-команда продолжает работу с подходящими кандидатами.

В результате вся первичная воронка — от отклика до первичного отбора — работает в автоматическом режиме.

Со временем в системе сформировалась большая база кандидатов:

тех, кто не прошёл скоринг;
тех, кто начал, но не завершил анкету;
тех, кто не вышел на связь;
тех, кто просто не подошёл под конкретную вакансию в тот момент.

Эта база копилась годами — и практически не использовалась повторно.

Проблема

Каждый новый цикл массового найма начинался с нуля, хотя в системе уже была база из тысяч кандидатов. Нужно было превратить эту базу в рабочий инструмент найма, а не просто архив.

Решение

Мы встроили в KitBot механизм реактивации кандидатов, который позволяет повторно запускать коммуникацию с уже накопленной базой. HR-команда получает возможность формировать выборки кандидатов по понятным условиям — статусу, вакансии, периоду отклика и другим параметрам

Как это работает

Чтобы реактивация не смешивалась с текущими воронками, мы реализовали отдельные внутренние вакансии, например «Реактивация продавцов» или «Реактивация операторов колл-центра». Это не реальная вакансия на HeadHunter, а внутренняя группа, к которой привязывается сценарий коммуникации, анкета (скоринг), логика обработки ответов.

Далее HR может сформировать выборку кандидатов из базы по разным параметрам:

статус в системе (не прошёл, не завершил, отклонился и т. д.);
конкретная вакансия или группа вакансий;
период времени (например, все кандидаты за последние 3–6 месяцев);
другие параметры, которые есть в базе.

В результате формируется список кандидатов, потенциально подходящих под новые вакансии. Дополнительно HR может вручную корректировать выборку перед отправкой — убирать лишних кандидатов и уточнять состав рассылки.

После формирования выборки HR запускает массовую рассылку. Кандидаты получают SMS с описанием вакансии и ссылкой прохождение первичного скоринга в боте.

Дальше всё работает так же, как при первичном найме:

если кандидат проходит скоринг — информация автоматически передаётся в корпоративную систему, и HR берёт его в работу;
если не проходит — он остаётся в базе с соответствующим статусом и не мешает текущей воронке.

Чтобы реактивация базы не превращалась в хаотичную рассылку и не создавала репутационных рисков, мы внедрили дополнительные механизмы контроля качества и затрат.

В системе появился чёрный список — для кандидатов, которые многократно откликались, регулярно не проходили отбор или явно не соответствуют требованиям. Такие номера вручную добавляются в список и больше не участвуют в рассылках и реактивации. Это снижает нагрузку на систему и помогает контролировать бюджет, поскольку SMS-сообщения платные.

Результат

Инструмент реактивации стал отдельным, управляемым каналом найма внутри рекрутингового контура. В дополнение к обычному поиску клиент начал системно возвращать в воронку кандидатов, уже знакомых с брендом и условиями работы.

Показатели эффективности:

входящий поток кандидатов увеличился на 20–30% без роста затрат на размещение вакансий;
конверсия из отклика в контакт с рекрутером стала выше на 10–15%, так как в работу возвращаются уже релевантные кандидаты;
среднее время закрытия массовых вакансий сократилось на 15–20%;
нагрузка на рекрутеров снизилась за счёт того, что в работу поступают более «тёплые» кандидаты;
затраты на внешний поиск сократились, поскольку часть найма закрывается за счёт собственной базы.